取扱説明書はどうやって整理・保管すればいいの？

必要なときにすぐに取扱説明書を見つけられるようにするためには、まずはすべての取扱説明書を整理しなければなりません。

では、取扱説明書の整理・保管はどのような手順で進めていけばいいのでしょうか？

取扱説明書の整理方法

何よりも重要なのは、取扱説明書の整理です。
手持ちの取扱説明書が本当にすべて必要なものかどうかを見直しましょう。

たとえば、家具の取扱説明書は、最初に組み立て方を読んだあと2度と読み返さない場合が多いのではないでしょうか。
そういった家具の取扱説明書は、組み立てが終わったら処分してしまっても構いません。

保証書の保管について

また、保証期間をとっくに過ぎているにもかかわらず保管している保証書はありませんか？
期限が切れているなら、いつまでも取扱説明書と一緒に入れておく必要はありません。

故障しても修理に出すのではなく買い替えを検討するものであれば、保証書や取扱説明書を保管しておかなくてもいいですよね。

取扱説明書を保管する・しないの目安

最近は、取扱説明書がなくても、検索すれば対処法がわかるものもあります。それに、公式サイトに使い方が掲載されていたり、取扱説明書がダウンロードできる商品も多いです。
インターネットで調べられるなら、取扱説明書もいらないと考えてよいでしょう。

一方、残しておいたほうがいい取扱説明書は以下のとおりです。

• エラーメッセージが出る家電のもの（洗濯機や給湯器など）
• 動かなくなったときに自分で修理する方法が記載されているもの
• 故障したときに修理依頼をするもの（型番がわかればなくてもよい場合もある）

取扱説明書を整理してみると、残すべきものは意外と少ないことに気づくでしょう。

取扱説明書の分類方法

取扱説明書の整理ができたら、次に分類していきます。

分類方法にはいくつかの考え方があります。
これから説明する分類方法を1つだけ選ぶのではなく、それらを組み合わせ、もっとも自分に合ったファイリングをするのが理想です。

では、どんな分類方法があるのか見ていきましょう。

『使用場所』で分ける

使用している場所で取扱説明書を分けていきます。

たとえばキッチンの家電はキッチンという括りでまとめ、洗面所の家電は洗面所という括りでまとめます。
使っている家具や家電が置いてある場所ごとにまとめる形になるため、探しやすいでしょう。

取扱説明書をまとめておく収納棚を設けてもいいですが、その場に保管しておくとすぐに確認できるようになります。
ただし、使用頻度が低いのであれば、その場に保管しておく必要はありません。

『使用目的』で分ける

目的別に分ける方法もあります。

たとえば、プリンタやルーターなどパソコン周りの取扱説明書は「パソコン周りのもの」としてまとめ、ゲーム機やレコーダーなどテレビ周りの取扱説明書は「テレビ周りのもの」としてまとめておくとわかりやすいでしょう。

『使用頻度』で分ける

使用頻度で分ける方法もおすすめです。

たとえば、季節家電。
夏の扇風機や除湿機、冬の石油ファンヒーターや加湿器などシーズンごとに分類して管理します。

誰が使用するかで分ける

誰が使っているかで分ける方法もあります。

夫しか使わないものがあれば「夫用」、子どもしか使わないものがあれば「子ども用」と分類していくやり方です。

たとえば、子どものおもちゃの取扱説明書は「子ども用」として、ひとまとめにしておくと管理しやすいでしょう。

取扱説明書はどうやって収納するのがいいの？

取扱説明書の一般的な収納方法は「ファイリング」です。
ファイリングには2つの方法があります。

簿冊式ファイリング

1つ目は「簿冊（ぼさつ）式ファイリング」という方法で、プリントに穴を開けてファイルやバインダーに閉じて管理するもの。

クリアポケットのファイルに入れていくのも「簿冊式ファイリング」に含まれます。ファイルやバインダーは本棚や収納棚に並べて管理します。

バーチカルファイリング

2つ目は「バーチカルファイリング」という方法です。取扱説明書を個別フォルダーに挟み、垂直に立てて管理します。
家庭には、オフィスのようにそのまま個別フォルダを入れられるキャビネットや引き出しがあるわけではないので、ファイルボックスに入れて管理するのがいいでしょう。

取扱説明書の管理にポケットファイルをおすすめしない理由

取扱説明書の管理は簿冊式ファイリングよりも、個別フォルダーを使ったバーチカルファイリングのほうを個人的にはおすすめします。

簿冊式ファイリングで使うポケットファイルとは、クリアポケットのファイルのこと。
サイズの違う取扱説明書や保証書などをポケット1つに入れて保管できるので、家庭での取扱説明書の収納に使っているケースが多いアイテムではないでしょうか。

ポケットファイルに取扱説明書をたくさん入れてしまうとかなりの重さになります。
本のように立てて収納しても、厚みで安定感がなくなり、だんだんファイルの形が崩れていくことも。
ファイルが重くなればなるほど、ページもめくりにくくなっていきます。

それに、取扱説明書が見つかるまで、ずっとページをめくらなければならないため探す時間もかかります。

頻繁に中身の出し入れをするものには不向き

目当ての取扱説明書が見つかったとき、ポケットから出し入れするのも面倒です。
また、何度も取扱説明書を出し入れしているうちに、ポケットが破れてしまうなんてこともあります。

このような理由から、ポケットファイルを使った簿冊式ファイリングで取扱説明書を管理するのはおすすめしません。
わが家に簿冊式ファイリングは不向きだと判断し、バーチカルファイリングに変更しました。

ポケットファイルを使う時に気をつけたいこと

もしポケットファイルを使って取扱説明書を管理したいのであれば、次の点に留意してください。

• 1つのポケットファイルにたくさん入れすぎない
• カテゴリー別に細かく分類する
• 分厚くなるようなポケットファイルは使わない
• どこにどの取扱説明書が入っているかわかるようにインデックスシールを貼る

こういった工夫をすれば多少使いやすくなるでしょう。

よく見る取扱説明書は使う場所に収納しておく

家電の取扱説明書の中には、エラーコードの確認などのために、よく使うものもあるでしょう。
そういった取扱説明書は、他の取扱説明書と一緒にまとめておくよりも、家電のすぐ近くに保管しておいたほうが便利です。

たとえばわが家では、エラーコードが頻繁に出るドラム式洗濯乾燥機の取扱説明書は洗濯機の上にあります。

ピンチハンガーを収納しているボックス内にこっそり入れてあるため、目立たず邪魔にもなりません。

このように、取扱説明書の使用頻度で収納場所を決めるのもおすすめです。

ファイルボックスで管理する場合のポイント

取扱説明書の収納におすすめのファイルボックスですが、そのままポイポイと入れてしまっていいわけではありません。
どこに何が入っているかわかるよう、出し入れしやすくすることが重要です。

それでは、「ファイルボックスで取扱説明書を管理する際のポイント」を説明していきます。

パッと見て取り出しやすくするコツ

取扱説明書をファイルボックスにそのまま入れておくだけでは、当然ながらとても出し入れしにくい状態になってしまいます。
パッと見て取り出しやすくするためには工夫が必要です。

おすすめは個別フォルダーを使うこと。インデックスが付いているので、家具や家電の名称を書き込みます。
そこに投げ込み式で取扱説明書を入れていくだけ。
あとは、カテゴリー別に分類されたファイルボックスに個別フォルダーごと収納していきます。

この収納方法なら、家具や家電を買い換えたときに、中身の取扱説明書を簡単に入れ替えられます。
使わなくなった取扱説明書が入れっぱなしになってしまうことがありません。

分厚い取扱説明書はどう保管する？

分厚くてポケットファイルに入らない説明書や何冊にも分かれていて保管方法が難しい取扱説明書でも、個別フォルダーなら厚さを調節できるので問題なく保管できます。
本のように分厚い場合は、ファイルスタンドを使ってそのまま立てて収納してもいいでしょう。

取扱説明書の電子化について

取扱説明書がたくさんあって管理しきれないなら、電子化がおすすめです。
スキャナーや携帯のアプリなどで取扱説明書をスキャンしてPDF化するのがもっとも簡単な方法。

また、商品のパッケージに説明が書かれていて、箱ごと保管している場合は、説明部分を写真に撮り電子化してしまったほうが省スペースで管理もしやすいでしょう。

最近では、製品の型番を入力するかバーコードを読み取るだけで取扱説明書をすぐに探せるアプリが登場しました。

取扱説明書を電子化してしまえば物理的にラクになるのは確かです。
だからといって、データとして持ち続けていると、どこに見たいデータがあるのか分からなくなってしまいます。
データ化した取扱説明書も紙媒体の取扱説明書と同じように、定期的な見直しが必要です。

取扱説明書の収納に便利なおすすめアイテム

ここからは、取扱説明書の収納に便利なおすすめアイテムをご紹介します。

ファイルボックス・ファイルスタンド

書類整理の定番商品である「ファイルボックス」と「ファイルスタンド」は、取扱説明書を管理するのにも便利です。

個別フォルダーをファイルボックスの中に並べれば、取扱説明書を投げ込めるようになります。よく使う取扱説明書は、ファイルスタンドに立てて収納しておいてもOK。

無印良品、ニトリ、100均などにありますから、お好きなファイルボックスを選びましょう。丈夫で安定感があるのは無印良品のファイルボックスです。

個別フォルダー

ファイルボックスと組み合わせて使うと、取扱説明書の管理にとても便利。
個別フォルダーは無印良品や100均でも購入できます。

個人的におすすめしたいは、コクヨの個別フォルダーです。
丈夫で使いやすく、PP製なので水もはじきます。

ファイルボックスと個別フォルダが一体化した「ドキュメントスタンド」

ドキュメントスタンドは、伸縮式のポケットに取扱説明書を投げ込むだけでOKなので、ズボラな人でも管理しやすいアイテムです。たくさん入った状態だと自立します。薄くて自立しない場合は、無印良品のファイルボックスの中に入れてしまえば個別フォルダーのように使えます。ポストカードサイズは、レシートや領収書をまとめておくのに便利。

取扱説明書はスリム化させて、管理しやすい環境にしよう

取扱説明書は知らないうちにどんどん増えてしまいます。
ですから、年に一度くらいは見直すことがとても重要です。

ほとんど使わない取扱説明書は、保証期限が切れていれば捨ててしまっても問題ありません。

インターネットで検索したり、電子化したりできるので、管理しにくい紙で保管しないほうがストレスになりません。

必要なければ処分、電子化したら処分。こうやってスリム化させて、管理が簡単になるような環境づくりをしていきましょう。