書類収納のセオリーとは

ハウジーマガジン編集部では、これまで整理収納アドバイザーやライフスタイルオーガーナイザーといった専門家に書類の収納方法についてにアドバイスをもらってきました。

そのセオリーをステップ別にご紹介します。

SETP1：まずは「いるか・いらなか」で分ける

書類はもらったらすぐに「中身を確認する」のがポイントです。「あとで確認しよう」「あとで開封しよう」と書類をためてしまうのが片付かない大きな要因です。

その上でいるか・いらないかを基準に分類します。

• いらない書類→即ごみ箱へ
• いる書類
• いるかいらないか迷う書類

このとき、いらない書類は即ゴミ箱へ捨てるのが鉄則。そのへんに置いておくと、何が書いてある書類か忘れてしまって再度確認するという手間が発生してしまいます。

「もしかしたら置いておいた方がいいかも？」という「迷った書類」がでてくると思いますが、基本は「捨てる」という気持ちを持つことが大事です。それでもどうしても今すぐ捨てられないなと思ったら「捨てる予備軍」にして、ある一定の期限が来たら捨てるようにします。

この「もしかしたらいるかも」という「迷い書類」が、必要な書類を埋もれさせる原因。大事な書類とは必ず別に保管するようにしましょう。

STEP2：必要な書類をデジタル化できそうかどうかで分ける

次に「いる」と判断した書類のうち、デジタル化できそうな書類を分けます。見返す頻度が少ないものは、PDFにしたり、スマホで写真を撮ったりして、デジタル化しましょう。

例えば、頻繁に見返すことのない取り扱い説明書は、デジタル管理をするのがおすすめ。取り扱い説明書はメーカーサイトでダウンロードすることができるからです。ただ、よく見返す取扱説明書は、分厚くて収納場所をとったとしても紙で保管する方がよいでしょう。

ちなみに、家電の保証書は、紙で保管する必要があるので、捨てないように注意してください。

STEP3：紙保管の書類をざっくり分ける

デジタル化できない書類、つまり紙で保管すると決めた書類を以下の分類方法に従って分けます。このとき細かく分け過ぎてしまうと、挫折してしまう原因に。「分けるのが手間にならない」「続けられそう」と思えるぐらいのざっくり感を大切にしてください。

「必ず紙で長期に保管すべき書類」「捨てる、提出するといった作業が発生する書類」に分けるとよいでしょう。

＜1.必ず紙で長期に保管すべき書類＞

• 証券・保険証書など、保証書など紙自体を保管しておくべき重要書類→ファイルへ
• 町内会・医療関係など家族関連の保管しておくべき書類
• 学校・習いごとなど、子ども関連（記念としても）残しておくプリント類

＜2.捨てる・提出するなど処理が発生する書類＞

• 領収書・レシート
• 提出が必要な学校のプリント類
• DMや郵便物

1.は奥の方にしまっておけば大丈夫。②はトレーなどで取り出しやすく忘れにくい場所に保管するのが◎。また捨てるかも？という書類は、「〇日たったら見返して整理する」と習慣化するようにしましょう。そうすると、「迷い書類」が邪魔になって、大切な書類が見つからないといったことや書類があふれて途方にくれるということがなくなりますよ。

上記STEPを画像にまとめたフローチャートはコチラです。

上記のフローチャートで、自分の家の書類整理はイメージできましたか？それでは、書類の種類別にぴったりな収納アイテムをご紹介していきます。

領収書やレシートを収納するには？

領収書やレシートは、「分類しやすい書類収納ケース」を選ぶようにしましょう。理由は、しまうときにすぐ分類をする必要があるからです。領収書やレシートは後から見直しても何を買ったか忘れてしまっていることがほとんど。それをいちいち思い出しながら分け直すのは、かなりの労力が必要。イライラの原因になりますので、必ず分類と収納を同時にできる収納ボックスを選びましょう。

また月末や年度末など家計を振り返るときにテーブルなどに移動しやすい収納ボックスを選ぶのもひとつの手です。

【アイデア1】仕分けて収納できる「インデックス＋収納ボックス」を使う

仕分け用のインデックスで区切るなら、スクエア型の書類収納ボックスがおすすめです。

見せる収納にしてもキマるボックス
インダストリアルなテイストでインテリアにもなるファイルケース。サッと仕分けできるように目につく場所に置きたいときも、生活感を隠しながら置くことができます。

シリーズでそろえるとすっきり収まる
シンプルなデザインでお部屋にとけこむファイルケース。半透明なので、ほどよく中身を隠しながら収納できます。プラスチックの厚みがあり、しっかりしたつくりで長期保存する書類入れにも◎。場所やモノに応じて、縦置き・横置きどちらでも使い分けが可能です。

【アイデア2】「インデックス＋持ち運べるボックス」を使って収納する

まとめてテーブルなどに持ち運ぶ場合は、バッグ型や取っ手がついた収納ボックスがおすすめです。

インデックスに分けられるファイル
その名の通り、レシートを分類できるインデクス付き。しかもインテリアになじむデザインで、リビングやダイニングに収納しても違和感がないのがうれしいアイテムです。学校のプリントを分けるのにも活躍するので、全ての書類をこれで分けてもいいかもしれません。

バッグ型で持ち運びラクラク
持ち手付きで、ボックスごと持ち運べるキャビネットバッグです。棚に置いたときはしっかり自立するのですっきり収納できます。種類ごとにバッグを分けて入れておけば、必要な書類だけをすぐに取り出すことができます。

取っ手＆仕切り付きで使い勝手◎
領収書やレシートを家計簿などとひとまとめにして収納できるケースです。あとで整理するまでの間ポイポイ入れておけるので便利。印鑑やペンなどの小物もひとまとめにして、整理するタイミングでデスクやダイニングテーブルなどにサッと持ち運べます。A4フラットファイルや書類がすっぽり収まるサイズです。

【アイデア3】ポイポイ収納できる「引き出し」を使う

引き出しにポイポイ入れるのもおすすめです。インデックスシールを貼ったりする必要がないので、ズボラさんにはぴったり。ただ、入れ間違えるとせっかく仕分けた意味もなくなりますので、くれぐれもご注意を。

場所をとらない小さめ引き出し
小さめサイズなので領収書やレシートをいれるのにぴったり。白と黒以外にも、赤・緑・黄色の全5色がスタンバイ。色別に入れるものを使い分けてもOKです。

たっぷり入る大きめ引き出し
下2段の引き出しはA4サイズの書類も入る大きさ。大きめのレシートや領収書も余裕を持って入れられます。木とホワイトのナチュラルなデザインで、インテリアとして空間になじむのも◎。

学校からのプリントを収納するには？

子どもが学校から持ち帰るプリントは、学校に提出するもの、行事予定のお知らせ、返却された宿題プリントなど、種類も重要度もさまざま。
夕食のあと子どもと一緒に確認するなど、タイミングを決めて整理を習慣化するのがおすすめです。

分類は重要度順に以下のように分けると整理しやすくなります。

• 学校に持っていくプリント：集金・宿題など
• 見返す必要があるプリント：行事予定のお知らせ
• 家で保管するプリント：返却されたテストや宿題
• 記念に保管すると決めたプリント：夏休みのスケッチや絵日記など

【アイデア1】壁面収納する

壁面を使えば省スペースですみます。提出するのを忘れないよう見せる収納ができるおしゃれな収納ケースを使っても、見せずスッキリ収納できるケース、どちらを使ってもOK。インテリアに合わせて選びましょう。

縦でも横でも使えるケース
マグネットでくっつく山崎実業「tower」のプリントケース。写真のように横に使うだけでなく、縦にしてもOK。1.5kgの重さに耐えられる安心感も◎。

ナナメに入れられるケース
A4ポケットが2つセットになった商品。マグネットなので、冷蔵庫横にくっつけるのにぴったり。2つセットなので、提出用と保管用を分けて収納できるというのもうれしい点。

【アイデア2】見せる収納にできる「トレー」を使う

提出が必要なプリントや見返す必要があるプリントは、差し入れるだけで仕分けて収納できる多段タイプのトレーがおすすめ。シンプルなデザインなら、目につく場所に置いても気になりません。

見せてもかわいいワイヤートレー
プリントの重要度や期限などで分けて収納できる4段トレーです。サッと差し入れるだけなので片付けのハードルが少なく、整理を習慣化しやすいアイテム。キッチンのカウンター上やリビングなど場所を選ばず置けるシンプルなデザインです。

【アイデア3】子供が分けられるカラーボックスを使う

カラーボックスを使って、色別に収納するプリントをルール化するのもおすすめ。子供が自分で入れる・学校に持っていくことができて、収納やお片付けの教育の一環にもなります。

子どもも入れやすい引き出し式
トレーを引き出せるタイプの収納ボックスです。分かりやすいカラーで重要度や兄弟別にお知らせを分類しておくのに便利。少し引き出せば、書類の出し入れがしやすく、奥までよくみえるので上から見るだけで内容を確認できます。引き出し落下防止ストッパー付きで引き出しが落下するプチストレスがありません。

サイズ豊富なカラーケース
写真のA4サイズだけでなく、他にもサイズがそろっているので、シリーズでそろえて正解。積み重ねて使ったり、入れるもので変えたりできるアイテムです。文房具もまとめて収納して、リビング学習に生かすのもおすすめです。

【アイデア4】カラーボックスに収まる収納ボックスを使う

教科書やノートをカラーボックスに収納しているなら、カラーボックス用収納ケースに入れるのもひとつの手。リビング学習をしているご家庭なら、カラーボックス内に提出しないといけない書類もまとめておいても忘れることがありません。

半透明でわかりやすい
「コワケ―ス」という名の通り、カラーボックス内を小分けできるインナーボックス。半透明で、プリントだけでなく教科書や文房具といった学用品、郵便物といった書類を入れるのにもぴったりなアイテムです。

【アイデア5】長期保管する記念の書類は「ボックス」に収納する

長期保管する子ども関連書類で見返さないものは、高いところや納戸などに保管するとよいでしょう。子ども部屋があるなら、クローゼットの上などもひとつの手。

その場合、子ども部屋のテイストにあったものを選ぶとよいでしょう。

折りたたみコンテナ
子ども部屋にもおすすめのコンテナケース。返却されたテストや宿題プリントの収納におすすめです。使わないときはたたんでコンパクトに片づけておけます。

WORKER’S PP BOX
軽くて丈夫なプラスチック製のケース。A4用紙が約500枚入ります。水に強い素材なので、キッチンやダイニングなど水気のある場所でも安心。しっかりしているので書類の長期保存にも向いています。

DM・郵便物を収納するには？

キッチンカウンターやダイニングテーブルに放置してしまいがちな郵便物。
ポストを開けたらそのあたりに一時置きしないで「すぐに開封する」ことを習慣化します。

そのうえですぐに以下の3種類に分類しましょう。

• 対応が必要な郵便物：請求書・返信が必要な書類
• ずっと保管する郵便物：宅配用チラシ
• 処分するDM

そして処分するものはすぐに紙類のゴミストッカーへ。この紙ゴミストッカーは玄関やキッチンカウンター下など、郵便物を一時置きしてしまいそうな場所に設置するようにします。

その上で以下の書類収納ケースを使うとよいでしょう。

【アイデア1】対応が必要な郵便物は「トレー」に収納する

支払いをしたり、返信したり……。対応が必要な書類は、忘れないよう目につく場所に収納したいですよね。そこで、部屋のインテリアになじむおしゃれなものをセレクト。また、サッと取り出しやすいかどうかもセレクトポイントにするとよいでしょう。

ナチュラルインテリアにぴったりな木製トレー
アンティーク調ウッドでできているので、ナチュラルな雰囲気を演出。セットで買いそろえればスタッキングできるので、返信用書類、支払い用書類といったように分けたり、郵便物と学校のプリントをわけたり、いろんな使い方ができるのも魅力です。

圧迫感のないクリアトレー
書類をサッと出し入れできるヨコ型のトレーです。積み重ねて、書類の分類や整理にも便利。同じシリーズで組み合わせてカスタマイズすることが可能。種類や期限でサッと分類できます。

【アイデア2】見える場所に壁面収納する

玄関のドア裏や壁、キッチンやリビングの壁にインテリアとして壁面収納するのもひとつの手。フェイクグリーンなどと一緒に飾ってかわいく演出しても◎。

手前の網部分をオープンしても使える2WAY仕様のレターラック。壁側ボードは穴あきなので、U字フックを挿してペン立てするといったカスタマイズができるのも◎。しかもスチール製で、マグネットがくっつくので、かわいいマグネットを付ければおしゃれに。いろんな使い方ができるアイテムです。

ナチュラルインテリアにこだわっているなら、カゴに収納するのもおすすめ。こちらは丈夫な皮付きラタンを編んだカゴで、壁にひっかけられる取っ手付き。長く使えば使うほど風合いが変わる素材だから、ビンテージ感を楽しんで正解。

ナチュラルインテリアにこだわっているなら、カゴに収納するのもおすすめ。こちらは丈夫な皮付きラタンを編んだカゴで、壁にひっかけられる取っ手付き。長く使えば使うほど風合いが変わる素材だから、ビンテージ感を楽しんで正解。

【アイデア3】見せてもOKな一時置きケースを使う

ついついキッチンカウンターなどに郵便物を置きっぱなしにしてしまうというなら、レタースタンドを使うのも手。ここに収まる分だけ一時保管しておくと決めれば、散らかることもありません。

郵便物だけでなく、ペンも一緒に収納できるスタンド。天然木の持ち手が温かみのある雰囲気を醸し出し、おっきぱなしにしていてもおしゃれになるアイテムです。持ち運びができるのもうれしいポイントです。

消印が入ったアンティークデザインがかわいいボックス。キッチンカウンターや玄関などに置いてもかわいいので、「見せる収納」にぴったり。4つのスタンド、2つの引き出しで仕分けられるのもおすすめの理由です。

【アイデア4】対応が必要ではない郵便物は引き出しにしまう

書類ケース
中が見えないのでごちゃつきなくすっきり収納できるケース。A4サイズの書類が入る大きさです。同じシリーズでケースをスタッキングしたり整理ボックスを上にのせたりして収納を増やすことが可能。自分の使い勝手に合わせてカスタマイズできるので便利です。

取扱説明書の収納は？

家電などの取扱説明書ってかさばりますよね。ものによっては分厚い冊子であることも。
保証書は取扱説明書などに挟んでおくと失くしてしまうので、保証書だけをファイル保管するのがおすすめです。

• 保証書はファイリングする
• 取扱説明書はファイルボックスに立てていれる

そのうえで、以下のようなファイルにいれるとよいでしょう。

【アイデア1】よく見返す取扱説明書は「書類ボックス」に立てる

ホワイトですっきり収納できる
前面にホワイトのパネルがついたファイルケース。パネル面をそろえて並べると、美しく整った空間を演出できます。引き出し穴付きで、棚などにきっちりすき間なく並べた状態でも、指を引っ掛けて簡単に引き出せます。側面は半透明なので少しずらせば中身を確認できて便利です。

ナチュラルな木目調でインテリアにも
ちょっと大きめのA4ファイルサイズをすっきり立てて収納できるケースです。取扱説明書など分厚くなりがちなファイルもラクに収めることができます。余裕をもって収納しておけば出し入れもスムーズ。分類に便利な仕切り板付きです。

必要かどうか疑いの目でみて、捨てる精神を大事に

後で見るかも…ととっておいても結局みなかったという経験を経ている人も多いはず。ある程度書類は「本当にこれ必要なの？」という目でみて、捨てる精神が大事です。

「大事な書類が見つからない！」と探し回るストレスは相当なもの。書類整理術を極めれば、家族に「あれどこいった？」と聞きまわる必要もなくなります。

今回、紹介したアイテムを参考にして「探す地獄」から抜け出しましょう！